Saiba como um software jurídico ajuda na integração das equipes

Um escritório de advocacia, mesmo de médio porte, já é formado por algumas dezenas de profissionais com atuação em diferentes áreas. E alguns têm centenas de processos ativos, que é preciso acompanhar diuturnamente. Para os sócios do escritório, líderes nesse processo de gestão, acompanhar o que cada um está fazendo é uma tarefa quase impossível.

E quem perde nisso tudo é o próprio escritório, com a produtividade seriamente comprometida. É aqui que entra a utilização de um software jurídico, destinado a auxiliar os gestores na organização dos trabalhos. Mas, como conseguir a integração das equipes?

Muitos relatórios, terreno fértil ao erro

Não é uma tarefa fácil, embora a prática já tenha demonstrado que é possível. Caso trate-se de escritório não especializado, sem um nicho definido, a coisa é ainda pior. São profissionais atuando em várias áreas, às vezes mais de um no mesmo processo, gerando um pandemônio de relatórios para a comunicação entre todos.

Em situações como essas, é comum perderem-se documentos ou ocorrerem atrasos no encaminhamento de petições ou recursos. A comunicação entre as várias equipes é o cerne da questão, gerando também muitos problemas de agenda.

O software também cuida da integração

As vantagens de um software jurídico nessas situações são totais. Além de fazer a integração entre as equipes, um bom software faz uma leitura perfeita do trabalho de cada um no escritório, permitindo aos gestores visualizar o que e como cada colaborador atua na equipe. Pode existir um sobrecarregado de trabalho, enquanto outro está disponível no mesmo instante – o que é normal num ambiente não automatizado.

Pelas suas próprias características e pela forma como é montado, um software jurídico já faz a integração das várias equipes, de forma especial entre aquelas que, no momento, executam tarefas complementares, como atuarem num mesmo processo.

Registros aumentam a responsabilidade

A comunicação entre todos é interativa, de tal forma que todos os diretamente interessados recebem notificações sempre que ocorre uma movimentação processual ou no andamento de um processo, de tal forma que a comunicação torna-se automática – todos simultaneamente sabem o que está acontecendo.

E não é só isso. Um bom software também registra as conversas e guarda o histórico de todas as comunicações, de tal forma que é possível recorrer a esses registros para desfazer qualquer dúvida ou até mesmo confirmar o envio da comunicação. Todos estão a salvo de erros e faz aumentar a responsabilidade de cada um.

Trabalho com maior produtividade

Os sócios do escritório ou gestores responsáveis, estarão mais informados dos detalhes de cada caso e, com isso, terão mais tempo para dedicarem-se ao que realmente interessa, que é a questão jurídica de seus clientes e o andamento de cada processo. Ou até mesmo para a captação de novos clientes.

E um detalhe importante é que muitas tarefas burocratizadas, que tomam muito tempo da equipe, também são automaticamente acompanhadas pelo software. É o caso não apenas da movimentação de cada processo, mas também o cumprimento de prazos e até a sua gestão, como despesas que estejam ocorrendo. Com isso, no contato com o cliente, será possível tirar relatórios em segundos e demonstrar-lhe como tudo anda, incluindo aí as despesas, sempre um momento delicado nas negociações de cobrança.

Mostrar as vantagens aos colaboradores

Falar com o cliente fica muito mais fácil e a integração da equipe permite que, se for necessário, um colaborador seja chamado ao encontro para explicar ou discutir detalhes que, eventualmente, o gestor do escritório não tenha conhecimento, como é normal.

É claro que a chegada de um software jurídico vai mexer com a vida de todo mundo dentro do escritório. As rotinas serão alteradas e o próprio trabalho de cada um dentro de equipe passará por mudanças. Por isso, é importante que a implantação do software seja precedida de boa conversa com os colaboradores, em reuniões que vão mostrar as vantagens do uso da tecnologia e seus benefícios imediatos e para o futuro.

Tarefas burocráticas serão da máquina

Entre os benefícios imediatos para a equipe, está a eliminação de muitas tarefas burocráticas e rotineiras, mas que demandam muito tempo de cada um, que passarão a ser executadas pelo software. Muitas delas, enquanto os membros da equipe estão dormindo, como a atualização no andamento de processos.

O ganho dos colaboradores ocorre, também, em qualidade: em vez de executarem essas tarefas burocráticas, podem dedicar-se ao estudo dos casos, aprofundando seus conhecimentos jurídicos. Ganha o colaborador, que pode ser um estagiário ainda estudante de Direito, e ganha a organização com o aumento de produtividade e qualidade do trabalho.

Preparar e envolver toda a equipe

Uma preocupação a menos para os gestores é essa organização e integração da equipe de trabalho, pois os próprios técnicos encarregados da implantação do software já fazem o trabalho de preparação da equipe. Faz parte do pacote, quando você escolhe um bom software, de empresa experiente. (www.sisea.com.br)  

De qualquer forma, esta tarefa não deve ser deixada exclusivamente com os técnicos de informática, pois entra também o envolvimento da equipe e as aspirações de crescimento de cada um e do escritório como um todo, o que deve ser tarefa do gestor principal ou dos sócios do empreendimento. É preciso obter o total engajamento da equipe, parte importante para o sucesso pretendido.

Manter o sistema sempre atualizado

Com a automatização da gestão e processos, toda a equipe tem participação ativa e decisiva. Há a necessidade da permanente atualização de dados e da manutenção do sistema muito bem informado.

Do contrário, continuarão a ocorrer falhas de comunicação e acompanhamento processual. O software busca lá nos tribunais e cartórios a atualização sobre o andamento processual. Mas, cabe a cada profissional dar a sequência, informando quais providências foram tomadas.

Software ajuda, mas a equipe é fundamental

Por exemplo, se foi solicitado um documento ou uma informação, há a necessidade de dizer ao sistema qual a providência encaminhada. Feito isso, toda a equipe vai perceber maior integração e, como resultado, haverá o aumento da produtividade geral.

O software jurídico e o computador podem muito – a sempre melhoram a gestão -, mas, a participação de cada um e a integração da equipe continuam a ser preponderante para o sucesso geral do escritório. Outra informação importante: o software também define quem tem acesso a documentos. Informações sigilosas, por exemplo, ficam resguardadas apenas a gestores ou a quem esteja trabalhando diretamente com elas.