Se você ainda não tem um software jurídico em seu escritório ou na sua empresa, corra para adquirir um. É claro que não deve ser bem assim, escritório ou empresa precisam organizar-se para receber esse importante equipamento de gestão e trabalho, mas, hoje, já não há mais como discutir a importância do uso de software.
É preciso discutir apenas, com os técnicos e pessoas especializadas, de que forma isso vai ocorrer. Tanto empresa ou escritório já não podem, no atual estágio de informatização da Justiça, sobreviver sem o emprego de um bom software.
Bons ganhos em produtividade
Para o escritório, significa melhoria na produtividade e garantia de que não ocorrerão erros ou perdas de prazos na condução de processos, entre muitas outras vantagens. Para a empresa, também há ganhos de produtividade evidentes e a possibilidade de não ser surpreendida por processos sobre os quais não tenha conhecimento, de forma especial na área trabalhista.
A informatização da Justiça – Federal, do Trabalho ou estaduais – na prática já torna obrigatório esse processo de informatização. Mesmo assim, é possível enumerar as muitas vantagens e importância do uso de software, por escritórios de advocacia ou empresas em geral.
Ferramentas hoje indispensáveis
Vamos começar pelo trabalho dentro dos escritórios de advocacia. São poucos os que ainda não se utilizam do computador para os trabalhos internos, de rotina ou elaboração de peças jurídicas. É preciso distinguir, entretanto, entre quem utiliza o computador e quem faz o pleno uso da informática para o trabalho jurídico.
E o negócio jurídico atual já não pode mais dispensar o uso de ferramentas, como um bom software, que lhe dê mais agilidade, conferindo melhor produtividade e segurança no trato de peças jurídicas. Vamos, então, analisar por áreas as vantagens e a importância do uso de software em escritórios de advocacia e empresas.
Melhorias na gestão do negócio jurídico
Aquele escritório que ainda trabalha na base do papel – ou seja, ficou parado no tempo -, sofre com inúmeros inconvenientes. Primeiro e evidente, é aquele monte de papéis sobre mesas e cadeiras de tal forma que já é impossível encontrar o que quer que seja. Ou aquela sala com documentos, lá nos fundos. Encontrar papéis e perder prazos são alguns dos inconvenientes mais comuns.
Um bom software jurídico de gestão, em contrapartida, elimina a papelada e faz todo o controle de sua clientela, dos pagamentos aos prazos que devem ser cumpridos. O sócio chefe do escritório pode ter todo o controle de seu pessoal, o que cada um está fazendo neste exato momento – incluindo os próprios sócios – e faz, também, o controle de clientes.
Todo o controle de suas contas
O escritório tem o controle de contas a receber e, o que é também importante, contas a pagar. Você não mais vai perder prazos de contas que tenha a pagar, pois, afinal, a memória é sempre falha. A gestão inclui o pessoal que trabalha no escritório e, nestes tempos de valorização do aspecto humano funcional e contínuo treinamento, trata-se de assunto de igual e importância capital.
Em boa parte dos escritórios de advocacia, ainda é comum as contas a receber de clientes serem controladas por anotações em blocos, com caneta. Um bom software jurídico faz tudo isso, com a vantagem de lhe manter em alerta para esses recebimentos – através de e-mail, por exemplo – e também para pagamentos. Nada mais de perder prazos, além de você poder ter um controle para saber, com exatidão, quanto seu escritório está tendo de lucros, mês a mês – ou de prejuízos.
É possível o gerenciamento de processos
Com um bom software jurídico, não mais vão ocorrer perdas de prazos ou o atraso na entrega de petições ou anexação de qualquer documento a processos. Isso é feito diretamente pelo computador, que faz o alerta diretamente no seu computador. Como todos os processos estão armazenados no computador, o próprio software faz a busca nos diversos Fóruns para saber se há novidades. Se houver, você será avisado.
Para escritórios com dezenas, centenas e até milhares de processos, fazer esse acompanhamento na ponta do lápis, torna-se impossível. É o caso, por exemplo, em que um processo exija um recurso automático e imediato.
Documentação de clientes a um click
A importância do uso de software é vital, também, até mesmo na hora da redação de processos e documentos jurídicos. Um bom software de gestão para escritório de advocacia já permite, por conter as informações de clientes e processos, a criação de modelos de processos e encaminhamentos. Só é necessário, claro, juntar as informações específicas de cada cliente, em cada caso.
Com o uso de um bom software, toda a documentação, do escritório a cada cliente, fica devidamente arquivada e pode ser acessada com um simples click num teclado.
Sistemas de segurança, uma garantia
Sobre a documentação que, necessariamente, fica à sua disposição, seja de clientes ou futuros clientes, há a questão da segurança. Afinal, quanto sigilo e documentos de importância são guardados num escritório de advocacia e sujeitos à ação de vândalos e concorrência!
Um bom software jurídico possui sistemas de segurança que são inacessíveis a quem não tenha a senha correta. Com o armazenamento em um banco de dados local ou em nuvem, em que milhões ou bilhões de documentos são guardados com toda reserva e segurança. Nada está ao acesso de quem não possua senhas.
Com o software, não há perda de prazos
Existem muitas outras vantagens que aumentam a importância do uso de software jurídico pelo seu escritório. O acompanhamento e andamento de processos, em diferentes Fóruns, é outro deles. Acabaram aqueles passeios matinais no Fórum local para verificar se houve algum despacho do juiz sobre processos que estão na ante sala de espera. Se houve alguma novidade, o computador lhe avisa no mesmo instante, pois faz as buscas enquanto você dorme.
Sem treinamento, um elefante branco
No caso de empresas, as vantagens são mais ou menos idênticas, com algumas vantagens adicionais. Estas localizam-se, por exemplo, nos processos trabalhistas. Ou mesmo em processos comerciais. Em boa parte das vezes, a empresa possui prazos exíguos para fazer a resposta ou sua defesa. Ter a vantagem de ser avisado no mesmo instante em que o processo é ajuizado, sempre é vantajoso para a defesa.
Enfim, a importância do uso de software é capital, seja para escritório de advocacia ou para empresas. Ganhos em produtividade e agilidade nas respostas são algumas das principais, o que sempre vai reverter em melhorias na rentabilidade. Mas, lembre-se que, junto à implantação de um bom software, há a necessidade de treinamento de todo seu pessoal. Sem um bom treinamento, o software pode transformar-se num elefante branco, sem nenhuma utilidade.
