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Como mensurar a produtividade da equipe em seu escritório

Como mensurar a produtividade da equipe em seu escritório 

 

Os atropelos atuais da vida, especialmente em grandes centros urbanos, estão levando diversas categorias profissionais a opções sobre novos estilos de vida. A dos advogados é uma das que permite essas opções, que podem até mesmo incluir a possibilidade de trabalhar em casa por um ou mais dias da semana. Apesar dessa opção por qualidade de vida, ainda é possível mensurar a produtividade da equipe em um escritório de advocacia.

Na verdade, aplicar modernos métodos de gestão empresarial em escritórios jurídicos, em um mercado cada vez mais exigente e competitivo e de crescente aplicação de alta tecnologia, deixou de ser uma opção e passou a ser exigência aos advogados que querem permanecer no mercado e em crescimento.

 

 

Um conceito mais moderno de escritório

 

A nova alternativa que se coloca aos modernos escritórios de advocacia envolve estes dois ingredientes altamente estimulantes – como aplicar uma gestão moderna, com o emprego de alta tecnologia e com foco no novo estilo de vida a advogados associados e estagiários – e ainda focar na eficiência e produtividade da equipe.

A verdade é que os gestores destas empresas – veja que os conglomerados modernos de advocacia devem adaptar-se como empresas altamente organizadas – precisam descobrir o ponto ideal em que é exatamente a tecnologia que permite essa interação entre eficiência x qualidade de vida.

 

 

Trabalho só no escritório é eficiente?

 

Empresas de alta tecnologia já trabalham com este enfoque moderno – algumas permitem até a presença de animais de estimação no local de trabalho – e isso é também possível a advogados, com ganhos de eficiência.

A questão é como mensurar a produtividade da equipe, mantendo a qualidade e eficácia operacional. Não há dúvida que isso só será possível com o emprego de alta tecnologia, a mesma que permite o trabalho à distância – alguns dias no escritório e outros em casa. Por exemplo: se um advogado tem três ou quatro petições a fazer, porquê não fazer isso em casa? Vai economizar o tempo de locomoção, entre outras vantagens.

 

 

Que tal tarefas em vez de hora trabalhada?

 

A aplicação de software na administração do escritório é fundamental para situações como estas. Alguns destes software, como o Sisea, utilizam-se de ferramentas de gestão administrativa que unem a medição de tempo para cada tarefa de sócios e colaboradores com a eficácia da tarefa realizada. Ou seja, se teve êxito ou não na consecução da tarefa recebida.

Só para fazer um parêntesis, aqui entra outra questão importante nessa nova visão administrativa dos escritórios de advocacia: boa parte ainda trabalha com a simples e única medição das horas trabalhadas por parte dos colaboradores, o que é totalmente ultrapassado. Mais moderno é trabalhar por tarefas e exigir resultados.

 

 

Os indicadores ajudam a nova gestão

 

Fechado o parêntesis, veja que estes softwares trazem a vantagem adicional de permitir maior liberalidade com os colaboradores, sem abrir mão do controle da eficácia do trabalho. Só para citar novamente o Sisea, ele permite medir a produtividade de cada profissional, seja sócio do empreendimento ou simplesmente colaborador.

A eficiência é o que importa nestes tempos, principalmente se ainda for possível algumas liberalidades com sócios e colaboradores. A moderna gestão tem indicadores que mostram que a produtividade costuma subir quando aumenta a qualidade de vida no trabalho.

 

 

Se tempo é dinheiro, advogado quer eficiência

 

Na medida em que a produtividade ganha espaço dentro dos escritórios de advocacia, com o emprego de software e nova visão de gestão administrativa, e a tecnologia tem permitido agregar qualidade de vida ao trabalho – a internet encurtou distâncias ou até mesmo as anulou em muitas situações -, isso pode ser utilizado para agregar eficiência e economia ao escritório de advocacia.

Para o advogado, ‘tempo é dinheiro’ continua valendo tanto quanto no tempo de nossos avós. Por ser autônomo e trabalhar por resultados – cada causa que obtém pode ou não lhe trazer dinheiro -, o advogado pode operar por tarefas e ser cobrado pelos resultados que obtiver.

 

 

Um software que atenda às necessidades

 

A dinâmica deste novo processo se fecha exatamente quando os resultados positivos começarem a aparecer. O segredo está em acompanhar estes resultados, incluindo a eficácia de sua realização (quanto tempo levou para responder a uma petição do juiz, acrescentar um documento ou elaborar uma argumentação processual).

Tudo isso aparece facilmente em relatórios destes softwares que fazem a administração do escritório, desde que contenham todos estes dispositivos. Então, não basta comprar um software ou contratar a assessoria de empresa de software especializada. É preciso que os programas de computador respondam a estas necessidades e muitos deles têm essas ferramentas, como é o caso do Sisea.

 

 

A satisfação do cliente é o maior lucro

 

Por isso, é preciso insistir que a gestão de pessoal passou a constituir-se num dos pontos essenciais para o sucesso de um escritório de advocacia nos tempos atuais. Claro que a essa gestão de pessoal deve-se somar outras, como a gestão financeira, um bom fluxo de caixa e, especialmente, a gestão de marketing, que inclui a captação de novos clientes.

E até neste ponto funciona de forma positiva a agregação de um bom software jurídico ao escritório: sabe-se que a primeira fonte de novos clientes vem dos clientes antigos satisfeitos. É a indicação que traz a maior parte dos novos clientes.

 

 

O resultado que interessa a todos

 

Pois estes softwares também fazem a avaliação do grau de satisfação dos clientes. E esta satisfação só será positiva se o cliente tiver obtido um bom atendimento, o que o gestor do escritório obterá em planilhas extraídas do computador. Tanto faz se o advogado ou estagiário realizou seu trabalho no escritório ou na sua casa.

Esta produção do serviço jurídico é o que importa e ela hoje pode ser acompanhada e medida com o emprego da tecnologia. Seja a que permite novas alternativas e formas de trabalho ou a que faz a medição e a produtividade do colaborador. Ao gestor resta apenas fazer as devidas aferições, incluindo a da rentabilidade no final do mês. Que, convenhamos, é a que interessa a todos: ao sócio, ao colaborador e ao empreendimento como um todo, incluindo o cliente e seu sucesso.

 

Está em busca de um software para o seu escritório de advocacia? Veja o artigo: Saiba como escolher o melhor software jurídico 

Escrito por easycase

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