Proteção de dados em escritórios jurídicos

O Brasil começa a inserir-se entre as principais nações do mundo a definir uma legislação específica para a proteção de dados, o que cria um novo patamar para o desenvolvimento dos negócios no País, sejam internos ou com o mundo exterior.

A nova Lei Geral de Proteção de Dados traz novas obrigações para empresas e corporações de advogados, mas, também, representa um enorme desafio aos profissionais do setor, de forma especial aos times que compõem as áreas de compliance, em acompanhar e superar as etapas que devem vir a partir de agora.

Lei se adequa a parâmetros internacionais

E que não serão poucas e tampouco de simples transposição. Será sem dúvida uma evolução rumo a um novo momento, ou, de outra forma, a um jeito novo de conduzir negociações, seja exclusivamente com o setor privado ou envolvendo esferas públicas e governamentais.

A lei 13.709 de 2018, a nova Lei Geral de Proteção de Dados no Brasil, coloca em ação toda uma nova formalização para a proteção de dados no País que se adequam aos novos parâmetros internacionais, especialmente depois que entrou em vigor a nova lei de proteção de dados na Comunidade Europeia.

Aumenta a responsabilidade de cada um

Com esta nova legislação, passam a vigorar no País uma série de normas que visam dar mais proteção a informações sigilosas das pessoas e das empresas, especialmente quando estas informações estão em poder de terceiros para serem trabalhadas e processadas.

Estes terceiros podem ser pessoa física ou empresas, podem ser advogados, escritórios de advocacia ou corporações de pequeno ou grande porte. Todos passam a ser abrangidos pela nova lei e a terem responsabilidades bem maiores com as informações – e documentos – que estão à sua disposição.

Leis para proteger o cidadão

Já existiam no Brasil alguns dispositivos legais que tratam do assunto, com o Código de Defesa do Consumidor, o Marco Civil da Internet ou até mesmo o próprio Código Civil. Uma lei específica, entretanto, veio tratar do assunto de forma mais particular, com a definição mais clara das obrigações de cada lado.

O que está em jogo na nova legislação é a defesa da individualidade do cidadão, sua liberdade e sua privacidade, dentro de uma sociedade cada vez mais robotizada e dominada pela máquina – do simples smartphone ao maior e mais rápido dos computadores.

Digitalização agiliza, mas, também fragiliza

Na medida em que todas – ou boa parte – das informações de um cidadão passam a circular livremente via e-mail de um computador a outro, aumentam consideravelmente os riscos de que estas informações sejam roubadas ou hackeadas por terceiros, com grandes riscos pessoais e, principalmente, para os negócios. A nova lei quer garantir esta proteção e, para isso, prevê pesadas punições a quem não tomar os devidos cuidados.

E isso torna-se particularmente perigoso – e importante – para os escritórios de advocacia, na medida em que a digitalização de documentos chegou para ficar e, mais do que isso, torna-se cada vez mais necessária e imprescindível para garantir agilidade e produtividade ao advogado e sua equipe.

Multas podem chegar aos R$ 50 milhões

A nova – e grande – preocupação do momento, portanto, é o que fazer e como fazer para prevenir-se diante de uma legislação draconiana, que passa a entrar em vigor 18 meses após sua publicação, o que ocorreu em 14 de agosto último, ou seja, deste ano. O que quer dizer que estará em pleno vigor a partir de março de 2020.

E as punições que prevê não são pouca coisa. O descuido, em caso de roubo ou extravio de dados, pode levar desde a pequenas multas até a bagatela de R$ 50 milhões, além de aplicações de outras penalidades como a própria proibição de trabalhar com o tratamento de dados. O que, obviamente, inviabilizará empresas especializadas.

Software adequado é fundamental

Trata-se de questão crucial, pois a existência de vários documentos importantes e sigilosos no mesmo local – o seu escritório – desperta o interesse de quem se interessa por eles. Um campo fértil para a atuação de hackers e criminosos de todo tipo. O que pode fazer uma empresa, corporação ou escritório de advocacia?

A primeira recomendação, claro, é trabalhar com poderosos software de confiança, a maioria com instrumentos de proteção contra hackers (www.sisea.com.br). Estes novos software não apenas fazem a proteção contra criminosos, como, principalmente, dão outra vida e agilizam toda a gestão administrativa de seu escritório de advocacia. Passa a ser um novo momento na vida da empresa.

Regras essenciais para a proteção de dados

Embora absolutamente necessários diante destes novos tempos, estes software nem sempre representam custos vultosos. Cabe uma boa pesquisa, embora sem pechinchar diante da importância deste trabalho e do custo/benefício que vai representar diante dos novos tempos.

Especialistas em segurança da computação costumam recomendar algumas regras essenciais para a proteção de dados. A primeira é não ter muitas pessoas com acesso a esses dados. Quanto menor for o número daqueles com acesso às senhas, menor a probabilidade de alguma falha.

Cuidado com as senhas do escritório

A segunda é não ter muitos locais de armazenamento. Quanto mais forem os locais de acessibilidade, serão maiores também as chances de algum hacker ou pessoa mal intencionada chegar até esses dados. Reduzir o número de portas restringe, também, o acesso aos dados.

O terceiro é mais banal, mas, igualmente importante: as senhas precisam estar ainda mais bem guardadas do que os próprios dados. E aí retorna à primeira recomendação: Quanto menos pessoas souberem ou tiverem acesso às senhas, maior será a segurança.

Preparação técnica é essencial

E há uma questão crucial, que diz respeito aos novos momentos da cibernética: utilizar software que faça o arquivamento de seus documentos em nuvem. Trata-se de processo que faz a criptografia dos dados e informações, de tal forma que mesmo o roubo de um equipamento inteiro não permitirá o acesso aos dados. É que eles ficam de tal forma embaralhados, que será impossível acessá-los.

Por fim, os profissionais que trabalham com estes dados, sejam advogados ou em áreas de assessoramento, precisam preparar-se – e muito – para estes novos tempos. Regulamentos complementares virão, aqui e lá fora, e exigirão de todos maiores conhecimentos tecnológicos. Estar tecnicamente preparado vai diferenciar os profissionais – e escritórios e empresas – daqueles que ficarão para trás.