O que não pode faltar em um software para escritórios de advocacia?

Em plena era da informática e com o mundo cibernético batendo à nossa porta, parece não haver dúvidas de que, hoje, todo advogado já sabe que não poderá fazer seu escritório funcionar – e crescer – sem a sua informatização total. A questão, portanto, passou a ser outra: será que todos sabem escolher corretamente seus software para escritórios de advocacia?

A resposta é não. Ainda existem profissionais do Direito que resistem às soluções completas e partem para soluções ‘meia boca’, na esperança de que terão resolvidos todos os seus problemas de gestão do escritório, acompanhamento de processos e comunicação com os clientes.

Trabalhe com profissionais especializados

Quem já tem experiência nesse assunto, sabe que somente um software para escritórios de advocacia que seja integrado e completo trará efetivamente os resultados que qualquer escritório, dos grandes aos que ainda estão em fase de crescimento, precisa para manter um bom fluxo de atendimento aos clientes e, em consequência, de crescimento.

As ferramentas a serem compradas precisam ser as corretas para cada caso. Ou seja, ao buscar soluções para a informatização de seu escritório, o advogado precisa cercar-se de profissionais especializados no assunto – e com experiência.

Busque ferramentas integradas

Alguns argumentos um tanto amadores e bastante rudimentares precisam ser desmistificados. Por exemplo, que o custo de um software não vale o investimento e que, por isso, buscar soluções caso a caso – separadas – acaba saindo mais barato. E que, por isso, só grandes escritórios podem bancar a compra de um software completo e integrado.

Ledo engano. Primeiro, porque há soluções integradas para todo tipo de escritório, dos menores aos grandes. E as soluções não integradas e complementares entre si, em boa parte das vezes vão trazer mais confusões do que solução. Um programa, por exemplo, não ‘fala’ corretamente com o outro. E aí? Aí você terá a solução pen drive: faz neste computador e copia para levar para o outro, etc.

Software é seguro, para suas necessidades

Ou seja, não será solução. Os bons softwares para escritórios de advocacia, hoje, são acessíveis financeiramente a qualquer escritório e fáceis de usar. E são absolutamente seguros, com todas as chaves de segurança que apenas pessoas de confiança do escritório possuirão.

Ao buscar um software para seu escritório, é preciso, primeiro, cercar-se de pessoas especializadas, como já foi dito. E estas vão lhe indicar um software de acordo com suas necessidades, atendendo ao tamanho de seu escritório e suas perspectivas de crescimento. É preciso pensar, sempre, num horizonte pra frente, em alguns anos de crescimento.

Gerenciar a rotina do escritório

Um bom software para escritórios de advocacia deve organizar sua rotina diária de trabalho, dando maior eficiência ao andamento dos processos com aumento da produtividade e melhor atendimento ao cliente. E isso você só vai conseguir se sobrarem horas no seu dia, o que será conseguido se você abrir mão de tarefas repetitivas que anda fazendo.

Um bom software de gestão integrado faz tudo por você. Será possível gerenciar de forma inteligente o seu escritório, tendo o controle do andamento de cada processo, com o gerenciamento do trabalho de cada membro do escritório, dos sócios a estagiários.

Informações ao alcance de um click

Com isso, sempre que um cliente lhe telefonar ou aparecer no escritório, basta um click no computador para que você tenha todas as informações sobre cada processo. E isso com os custos, o que facilita qualquer conversa, inclusive sobre a tarefa quase sempre espinhosa de explicações sobre cobranças.

Se houver alguma dúvida, basta buscar informações com o advogado responsável pelo processo, no mesmo instante via computador. Essa é outra das vantagens de um software integrado de gestão para escritórios de advocacia: a comunicação fácil. Os melhores já trazem estas ferramentas que facilitam a comunicação. Hoje, são poucos os limites para a comunicação entre todos os membros de um escritório.

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Controle de processos e prazos

O controle de tarefas fica mais fácil. Os prazos passam a ter rígido controle e os melhores softwares já cobram soluções, com avisos que enviam cópias para o advogado-chefe do escritório. Ninguém pode alegar esquecimento e, portanto, não haverá mais perda de processos porque algum prazo foi negligenciado.

O que tudo isso quer dizer é que um bom software para escritórios de advocacia faz a gestão eficiente de sua documentação, o que inclui o andamento dos processos. Ele pode ser organizado para que todo alerta vá para o advogado responsável pelo processo, com cópia a supervisores, o que inclui o titular principal do escritório.

Gestão de documentos e financeiro

E quando se fala em gestão eficiente de documentos, isso inclui a segurança da documentação em poder de seu escritório. Aliás, quantos milhares ou milhões de documentos seu escritório tem sob sua guarda? E como isso está armazenado, em papéis? Hoje já não se admite mais isso.

E, finalmente, o controle financeiro, muitas vezes negligenciado em bons escritórios de advocacia. É importante que o advogado tenha um bom controle sobre o que tem a receber e, também, sobre o que tem a pagar. A provisão para seus pagamentos é essencial para um bom planejamento financeiro de qualquer empresa, incluindo o seu escritório. E um bom software, que trabalhe de forma integrada, também faz isso.

O que fazer antes da compra do software

Resumindo, um bom software para escritórios de advocacia é indispensável no atual estágio do desenvolvimento tecnológico. Providências necessárias para a compra de um bom equipamento, com ferramentas essenciais:

Buscar a assessoria de profissionais especializados;
Fazer um bom levantamento de suas necessidades atuais e futuras;
Desfazer-se de alguns equívocos, como o de que um software integrado é caro. Considere que ele se pagará apenas com o aumento da produtividade;
Comece com um planejamento estratégico que defina prioridades e objetivos de sua empresa.

O que buscar num bom software

E este software deve atender algumas necessidades básicas de seu escritório, como:

Absorver todas as tarefas de gestão administrativa do escritório;
Isso inclui a gestão de pessoal, em todas suas tarefas;
Toda a rotina de trabalho de seu escritório deve ficar sob o controle do software;
O que inclui a centralização e armazenamento de todos os dados e documentos, com sua disponibilização a quem possa acessá-los:
Deve proporcionar boa comunicação entre todos no escritório, com acesso a quem está em trânsito fora dele, e mobilidade dos dados e documentos;
Fazer o controle de todos os processos sob a responsabilidade do escritório, incluindo a busca de informações em tribunais e fóruns de sua jurisdição;
Ter todas as informações à disposição dos clientes;
Um bom serviço de e-mails e comunicação com o ambiente externo ao escritório, possibilitando uma boa política de marketing;
E que tudo isso permita a sobra de tempo para que os clientes possam ser melhor atendidos.