Saiba como escolher o melhor software jurídico

Exatamente como era o sonho inicial, o seu escritório cresceu e já não comporta mais o atual sistema de trabalho, ainda à base de muito papel e o mínimo de controles, de forma especial quanto ao pessoal, estagiários e até mesmo o trabalho dos sócios.

É hora então de partir para a informatização total, da gestão de pessoal ao controle de processos, incluindo agendas e despachos judiciais. Não é possível, por exemplo, perder mais prazos, o que muitas vezes equivale a perder um processo e sacrificar o cliente.

O marketing e a publicidade chegaram

O que fazer, então, é iniciar a identificação das principais dificuldades de gestão que você está encontrando em seu escritório para que ele seja gerenciado e administrado como uma empresa. Nos tempos atuais, de acirrada competição no mercado e velocidade nos trâmites pela ação da informática e sua aliada internet, as bancas não mais se sustentam com base nos antigos conceitos de advocacia.

Já não mais bastam os soberbos saberes jurídicos e a influência em tribunais adquirida ao longo dos anos pelo titular do escritório e seus sócios. Embora restrita pelo Código de Ética e Disciplina da OAB, a publicidade adentrou no campo jurídico e um bom escritório de Direito, hoje, para sustentar-se e manter seu crescimento, precisa das mais modernas técnicas de gestão nos mesmos moldes de uma empresa tradicional.

Um software para suas necessidades

E esta nova gestão dos escritórios de advocacia começa pela escolha do melhor software que se adapte às suas necessidades a partir da identificação exata de quais elas são. Então, não basta ‘comprar’ um software ou buscar uma assessoria em informática apenas pela indicação de um amigo advogado que encontrou um ‘muito bom’.

Não basta um software bom, ele tem que corresponder às suas necessidades. E quais são elas? Você sabe exatamente? Ao buscar um software para seu escritório, o advogado precisa verificar diversos fornecedores e, a cada um, mostrar o que busca resolver.

Conhecer várias opções é o caminho

E pedir que os técnicos da empresa fornecedora indiquem como irão resolver cada um dos seus problemas. Estas explicações podem ser o primeiro passo nesse assunto específico para auxiliá-lo a encontrar o melhor software para suas necessidades.

Esse software precisa identificar-se com suas rotinas de trabalho. Um programa que dê guarida a essa rotina precisa, claro, fazer o acompanhamento processual de tudo o que você e seus sócios têm em tribunais. Além de acompanhar esses processos, é preciso que ele lhe informe, online e no momento em que está acontecendo, qualquer despacho judicial ou de cartório que tenha a ver com cada um desses processos.

Alertas online sobre cada processo

Mais do que isso. Você precisa receber, no escritório e no seu smartphone, alertas de que algum andamento ocorreu com um processo sob sua responsabilidade e de seu escritório. Há a necessidade, também, de que cada membro de sua equipe que tenha a ver com esse processo receba alertas simultâneos.

Dessa forma, a pessoa envolvida ou responsável no escritório irá dar seguimento ao despacho judicial. Se for necessário, deve ter ferramentas para que você faça reuniões online, mesmo estando em viagem, com membros de sua equipe para discutir quais os caminhos a serem seguidos a partir de agora.

Confiar na memória é coisa do passado

Não é mais possível confiar na memória ou em bilhetinhos guardados no bolso para lembrar as providências a serem tomadas mais tarde. Isso já pertence a um passado do tempo da caneta tinteiro.

Os processos agora são online, digitalizados, e os prazos processuais precisam ser seguidos à risca. Quanto antes seja atendida uma decisão judicial, melhor pode ser para seu cliente.

Tenha um banco de dados atualizado

O advogado precisa estar ciente de suas tarefas diárias e, por isso, a agenda desse software também é fundamental neste novo negócio jurídico. Não perder prazos, manter o cliente atualizado sobre seu processo e informá-lo de cada nova decisão pode ser fundamental para manter e ampliar a clientela, o que é condizente com qualquer empresa que deseja crescer.

Um banco de dados é também primordial para o trabalho do advogado moderno. Perder muito tempo à procura de documentos é coisa do passado, quando você pode localizá-lo a um click de computador. Por isso, um banco de dados atualizado é outra ferramenta indispensável num bom software para escritório de advocacia.

É preciso envolver toda a equipe

Em todos esses procedimentos, há outra ação que não pode faltar a um bom software jurídico: o treinamento de toda a equipe. O envolvimento de sua equipe desde o primeiro momento é fundamental para o sucesso do empreendimento.

De nada adiantará você dispor do melhor software e os melhores equipamentos de hardware se as pessoas não souberem manipulá-los ou tirar deles o melhor proveito.

Máquina inoperante equivale a prejuízo

Por isso, desde o primeiro momento em que for tomada a decisão pela informatização total do escritório, você precisa dialogar e trocar ideias com a equipe. É preciso envolvê-los e eles precisam compreender o quanto todos vão ganhar com esse novo e decisivo passo rumo ao crescimento profissional conjunto.

Esse treinamento deve ser responsabilidade da empresa que está lhe fornecendo software e equipamentos. Eles devem treinar sua equipe e mostrar tudo o que pode ser explorado do computador. Lembre-se que uma máquina será apenas uma máquina inoperante se não houver quem souber operá-la com sabedoria e conhecimento. Procure empresas de confiança e credibilidade no mercado.

Relatórios permanentes são fundamentais

Finalmente, a gestão do escritório. Como já falamos acima, um escritório atual de advocacia precisa ser gerido seguindo os melhores padrões gerenciais. Isso inclui a gestão de pessoal, gestão financeira, um bom fluxo de caixa (entradas e, principalmente, as saídas), o planejamento de marketing e, dentro deste, os projetos de expansão empresarial.

Bons software existem no mercado. Mas, é fundamental que sua escolha recaia sobre aquele que responda efetivamente por suas necessidades de rotina no escritório, de olho no desenvolvimento empresarial em busca de novos clientes. Mantendo firmes seus clientes atuais. Para isso, é importante também receber relatórios permanentes e confiáveis sobre o andamento de cada ação – processos, produtividade de cada membro da equipe, finanças, marketing, etc. Na gestão moderna, manter-se atualizado sobre tudo que tenha a ver com seu escritório é fundamental.

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